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Company:
Gruppe Louis Vuitton
Location:
ES -
Centro
Posted: July 2, 2024
Position:
Executive Assistant to the General Manager (GM)
The Executive Assistant will report directly to the General Manager and be based in Madrid. This role requires managing the GM's calendar, arranging travels, organizing international visits, and providing office support. Also, will be handling the GM's expenses, and potentially those of other directors (Co-Director Members). The individual will also have responsibilities as the Office Manager, overseeing the office receptionist and ensuring compliance with travel arrangements.
Discretion, professionalism, and the ability to operate in international environments are essential for this role.
Missions
Main Duties and Responsibilities
- Travel Arrangements:
Organize travels, visas, and accommodations. Occasionally travel with the GM to take notes or provide general assistance during meetings and presentations. - Visitor Hospitality:
Meet and greet visitors at all levels, providing high-quality and professional hospitality. - Communication with Management level:
Handle incoming emails, faxes, etc, often corresponding on behalf of the GM. Produce documents, reports, and presentations. - Meeting Coordination:
Arrange and support a range of meetings, including preparing agendas, briefings, and meeting papers, noting action points, and ensuring follow-up. - Liaison:
Act as a key liaison between senior managers and other parties, maintaining good communications and setting up meetings. - Secretarial Support:
Provide high-quality secretarial and organizational support. - Diary Management:
Effectively manage the electronic diary, assess appointment priorities, and reallocate as necessary. - Document Preparation:
Word process correspondence, memos, and reports, and prepare presentations. - Telephone Handling:
Professionally handle telephone calls, redirecting or taking messages and dealing with queries.
Mail Management:
Sort, distribute, respond to, or draft responses to incoming mail in a timely and efficient manner
Profil
Profile Qualifications
- 3 to 4 years of experience as a Personal Assistant to senior management.
- Proficiency in electronic diary management.
- Excellent team working skills with the ability to collaborate effectively with colleagues.
- Strong organizational and planning abilities.
- Exceptional interpersonal and communication skills, ensuring effective communication with a wide range of contacts both internal and external to the company.
- Ability to quickly assimilate large quantities of written and verbal communication and produce accurate, timely minutes.
High proficiency in English and French is mandatory for this position
Louis Vuitton respects and promotes equal opportunities. We celebrate and embrace the uniqueness of each individual and are committed to creating an inclusive work environment.
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